Scanservice und Dokumentendigitalisierung von DPS|BS
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Was ist ein Scanservice für Unternehmen?

Beim Scanservice werden Papierunterlagen in digitale Dokumente umgewandelt. Unternehmen können damit Aktenbestände erschließen und Informationen leichter für ihre tägliche Arbeit verfügbar machen.

  • Welche Dokumente sollen digitalisiert werden?
    Zum Beispiel Rechnungen oder Personalakten.
  • Wie sollen die Unterlagen abgelegt werden?
    Passend zu Ihren Abläufen und Suchwegen.
  • Welche Informationen werden benötigt?
    Damit Dokumente gezielt gefunden und zugeordnet werden können.
  • Welche Anwendungen sollen damit arbeiten?
    Für die weitere Nutzung in Ihren bestehenden Systemen.

Gemeinsam schaffen wir eine Grundlage für den Wechsel von papiergebundenen Abläufen zu digital unterstützter Zusammenarbeit.

INFOBOX

Gesetzliche Digitalisierungspflicht ab 2027

Ab dem 1. Januar 2027 müssen bestimmte entgeltrelevante Unterlagen für Betriebsprüfungen grundsätzlich digital geführt werden.

Ein Scanservice unterstützt Sie dabei, papiergebundene Unterlagen zu digitalisieren und strukturiert für die weitere Verarbeitung bereitzustellen. So schaffen Sie eine wichtige Grundlage für die elektronische Dokumentenführung und bereiten sich frühzeitig auf Betriebsprüfungen vor.

>> Mehr zur Digitalisierungspflicht von Entgeltunterlagen erfahren

Ihre Vorteile mit unserem Scanservice

Informationen schneller finden

Lange Suchwege durch Ordner kosten Zeit. Digital verfügbare Unterlagen erleichtern den Zugriff auf Informationen und helfen Ihrem Team, Anfragen schneller zu bearbeiten.

Mitarbeitende entlasten

Wiederkehrendes Abtippen und manuelles Zuordnen binden Kapazitäten. Eine passende digitale Dokumenten-verarbeitung reduziert diese Routinearbeit und schafft Freiraum für andere Aufgaben.

Zusammenarbeit vereinfachen

Papierkaten sind an ihren Ablageort gebunden. Digital organisierte Dokumente erleichtern die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen und Standorten - mit passend geregelten Zugriffsrechten.

Funktionen & Services

Scannen von Dokumenten und Plänen

Unser Scanservice verarbeitet Formate von A5 bis A0, darunter Personalakten, Bestandsunterlagen und Baupläne. Damit lassen sich unterschiedliche Dokumentenbestände digital erschließen.

Durchsuchbare Texte

Die Texterkennung (OCR) macht Schriftinhalte maschinenlesbar. Das erleichtert die Suche nach Begriffen und die anschließende Verarbeitung.

Erkennen von Dokumentenarten

Die KI-gestützte Klassifizierung unterscheidet verschiedene Dokumenttypen. Sie unterstützt eine geordnete Weiterverarbeitung, ohne jedes Dokument einzeln vorsortieren zu müssen.

Erfassen von wichtigen Daten

Die Metadatenerfassung liest relevante Angaben wie Rechnungs- oder Personalnummern aus. Die Informationen unterstützen die Zuordnung zu Vorgängen und Akten.

Übergabe von Dokumenten an Fachsysteme

Die Systemübergabe stellt Dokumente und Metadaten für ERP-, ECM-, Workflow- und andere Lösungen bereit. Die konkrete Anbindung wird für das jeweilige Projekt individuell abgestimmt.
Besprechen Sie Ihre Anforderungen mit uns

Für wen eignet sich der Scanservice?

Industrie- und Handelunternehmen

mit umfangreichen kaufmännischen Unterlagen und regelmäßigem Dokumenteneingang.

Bauunternehmen und Immobilienverwaltungen,

die Pläne und objektbezogene Unterlagen leichter zugänglich machen möchten.

Versicherungen und Dienstleistungsunternehmen

mit großen Aktenbeständen und wiederkehrenden Bearbeitungsvorgängen.

Unternehmen mit eigener Personalabteilung,

die papiergebundene Personalunterlagen digital organisieren möchten.

Noch Fragen?

Wir finden gemeinsam die passende Lösung.

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"Gerne berate ich Sie persönlich. Buchen Sie einfach einen passenden Termin in meinem Kalender."

Christian Litzba | Teamleader Sales Development

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Häufige Fragen zum Scanservice

Was kostet die Digitalisierung unserer Dokumente?

Für den Scanservice von DPS|BS erhalten Sie ein individuelles Angebot. Dokumentenmenge, Formate und gewünschte Verarbeitungsschritte dienen als Grundlage für die Kalkulation.

Welche Unterlagen lassen sich digitalisieren?

Sie können unter anderem Personalakten, Baupläne und Bestandsunterlagen in Formaten von A5 bis A0 digitalisieren lassen. Besondere Vorlagen sollten vorab geprüft werden.

Werden die Dokumente durchsuchbar?

Die Texterkennung kann als Leistungsbestandteil vereinbart werden. Wie zuverlässig Inhalte erkannt werden, hängt unter anderem von der Lesbarkeit der Vorlagen ab.

Lassen sich bestehende Anwendungen anbinden?

Für die Dokumentendigitalisierung sind Übergaben an jegliche Art von Systemen vorgesehen. Die Eignung für Ihre konkrete Anwendung wird im Projekt geprüft.

Wie lange dauert ein Scanprojekt?

Für ein Scanprojekt mit der DPS|BS wird der Zeitrahmen anhand des Bestands und der vereinbarten Leistungen festgelegt. Ein verbindlicher Termin lässt sich nach Sichtung der Anforderungen vereinbaren.

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